PEP BALANCE - die Software für Ihre Personaleinsatzplanung

 

Hier möchten wir gerne unsere Kunden für sich selbst sprechen lassen. 

 

PEP BALANCE aus der Sicht einer unserer größten Kunden


Interview mit Oiver Jasperkaldeweh

Bezirksleiter bei der Lüning Gruppe

 

Seit über 160 Jahren sind es die bestimmenden Leit-Werte wie Neugier auf Neues, Verlässlichkeit, Unternehmertum, Zusammenarbeit und Handeln mit Leidenschaft, die die Erfolgsgeschichte der Lüning Gruppe bestimmen. Das Handelsunternehmen aus Rietberg im Herzen Ostwestfalens ist ein starker Partner der EDEKA-Regionalgesellschaft Minden Hannover, der umsatzstärksten im EDEKA Verbund Deutschlands. Mit 1.600 Mitarbeitern steht das Familien-Unternehmen bereits in der sechsten Generation für Beständigkeit, Qualität, Kundennähe und Innovationen: Im Lebensmitteleinzelhandel, im Großhandel, im Ladenbau und im Marketing. Insgesamt betreibt die Firma Lüning 31 Einzelhandelsstandorte.

 Zum Erfolg der letzten Jahre hat auch die digitalisierte Personaleinsatz-Planung (PEP) beigetragen, die die traditionelle Planbogen-basierte „Zettelwirtschaft“ oder handgestrickte Excel-Tabellen abgelöst hat. Seit 2014 setzt die Lüning Gruppe zunächst in einem Piloten und dann schließlich vollständig auf die PEP Planungssoftware von PEP Balance.

Oliver Jasperkaldeweh (OJ), Bezirksleiter bei Lüning, hat die Einführung von PEP Balance von Anfang an begleitet.

 

OJ: Auf PEP Balance wurden wir durch ein befreundetes Unternehmen aufmerksam. Da wir nach einer solchen Lösung suchten, zögerten wir nicht, sie als Pilot in einem unserer Märkte zu testen.  Ihre Einführung haben wir nach Beratung durch das Software-Unternehmen behutsam und sehr umsichtig im Herbst 2014 zunächst in nur einem EDEKA Center vollzogen. Da sie eine Abkehr von der traditionellen Personaleinsatz-Planung bedeutete, ließen wir uns etwa ein Quartal Zeit, um sie letztendlich vollständig im Betrieb einzusetzen.

 

PEP: Was hat Sie am meisten überzeugt?

OJ: Tatsächlich die Planung! Bis dahin konnten wir nur auf vereinbarter Stundenbasis eine Wochen- oder Tagesplanung leisten. Durch PEP Balance waren wir nun in der Lage, eine Zeiteinteilung exakter und individueller vorzunehmen, die sich auch mehr an der Bedarfssituation des Betriebes sowie der Angestellten und nach den Bedürfnissen unserer Kunden richtete. Der zeitliche Aufwand für eine solche Planung wurde erheblich reduziert, auch deshalb, weil man alle Planungs-Daten auf Mausklick zur Verfügung hat und sie nicht umständlich aus verschiedenen Tabellen oder Dokumenten aufrufen muss.

 

PEP: Wie sieht das konkret aus?

OJ:  Die Aufgabenverteilung innerhalb eines Betriebes wird verbessert, weil man auf sie durch eine schnelle und einfach-verständliche Übersicht zugreifen kann. Dazu kommt, dass die geleisteten Stunden und die erworbene Freizeit in den Zeitkonten umfassend abgebildet werden und somit eine fairere Einsatzplanung geschaffen wird.  Mit der Einführung von PEP Balance wurde eine sehr effiziente und effektive Jahresplanung möglich. 

 

PEP: Was hat sich durch die Einführung messbar verbessert?

OJ: Durch PEP Balance können wir zum ersten Mal die Netto-Produktivität eines Marktes oder einer Abteilung bis hin zum einzelnen Mitarbeiter messen. Vor ihrer Einführung schafften wir dies nur sehr grob im Rahmen einer Brutto-Produktivitätsmessung.

 

PEP: Was heißt das?

OJ: Mit der Brutto-Produktivität wird die Arbeitsleistung pro Markt, pro Abteilung und Angestellten auf der Basis der festgeschriebenen Wochenarbeitsleistungen, ohne Krankheitsausfall oder Urlaub ermittelt. Das verschaffte nur einen ungefähren Überblick über die Produktivität. Dank der PEP Balance Lösung können wir nun die tatsächliche Leistung durch bestätigte Anwesenheit exakt und damit als verlässlichen Wert für jeden Arbeitsplatz ermitteln.

 

PEP: Was war das Ergebnis?

OJ: So stellten wir für das Jahr 2018 eine Steigerung der Netto-Produktivität von beachtlichen 8 Prozent fest. Auch in den Jahren zuvor war ein starker Aufwärtstrend von ca. 5 Prozent zu verzeichnen.

 

PEP: Seit wann wird PEP Balance flächendeckend bei der Lüning Gruppe eingesetzt?

OJ: Schon wenige Monate nach der Testphase Ende 2014 vollzogen wir bei Lüning 2015 den kompletten Roll-Out für die Lebensmittelsparte. Ein Jahr später folgte dann der Non-Food Bereich.

 

PEP: Für die Angestellten war diese Einführung sicherlich etwas gänzlich Neues. Wie wurde diese Digitalisierung aufgenommen?

OJ: Zunächst skeptisch. Dann aber war es vor allem die vollständige Transparenz: Also, die Integration der individuellen Vereinbarungen, verbunden mit einer exakten Zeiterfassung, die mit ihrer klaren Übersichtlichkeit unsere Mitarbeiter überzeugte.

 

PEP: In Kürze wird die Cloud-basierte, Geräte-unabhängige und Plattform-übergreifende Web-Lösung PEP Balance 2030 verfügbar sein. Was versprechen Sie sich davon?

OJ: Sehr viel! Wir bei Lüning müssen bei 31 Märkten einen Personalbestand von 1.200 Mitarbeitern an unseren Einzelhandelsstandorten umfassend betreuen. Dafür stellt PEP Balance 2030 nützliche „Werkzeuge“ bereit. Je nach Führungsebene werden Abteilungs-, Markt- und  Bezirksleitern bis hin zur Gesamtgeschäftsführung die für sie relevanten Personaldaten zur Verfügung gestellt: So kann auf jeder Hierarchiestufe der jeweilige Qualifizierungsgrad des Mitarbeiters aufgerufen und aktualisiert werden. Durch PEP Balance 2030 wird dies zentral erfasst und ist für alle Marktleiter quasi auf Knopfdruck im Rechner oder Mac, auf dem Tablet oder Handy in Echtzeit verfügbar. Außerdem erlaubt diese PEP-Lösung, abhängig von der jeweiligen Entscheidungsebene, auch eine Multibetriebsübersicht des Unternehmens! Dadurch kann unser Controlling auf die Personalplanung übersichtlich und schnell zugreifen.  Es gewinnt darüber hinaus  wichtige Informationen, mit der eine bedarfsoffene Planung über alle Märkte hinweg möglich wird. Dies ist gerade für ein Mehrbetriebsunternehmen wie die Lüning Gruppe entscheidend.

 

PEP: Ein erster Schritt in diese Richtung wird die bevorstehende Einführung der PEP Balance App sein. Wie sehen Sie das?

OJ: Die App wird nach meiner Meinung ein wichtiges Element für die Personaleinsatz-Planung sein. Denn die App wird die direkte, beidseitige Kommunikation zwischen der Marktleitung und den Beschäftigten ermöglichen. Soweit ich es verstanden habe, wird die App zunächst nur den Informationsfluss zum und vom Mitarbeiter erleichtern und beschleunigen. Wenn die angekündigten Funktionen dazu kommen, wird sie ebenfalls ein wichtiges Steuerungsinstrument werden. Der Angestellte wird dann in einem direkten Kanal zum Beispiel seinen Urlaubswunsch anmelden können, um dafür einen Termin mit seinem Teamleiter zu vereinbaren.

 

PEP: Wenn Sie ein Fazit ziehen wollen. Was würden Sie zur Zusammenarbeit mit PEP Balance sagen?

OJ: Unter Berücksichtigung der individuellen Vereinbarungen mit den Angestellten können wir die Kollegen mit dieser Lösung optimal einsetzen und dadurch unsere Produktivität und Serviceleistungen steigern. Durch PEP Balance konnten sogar mehrere tausend Überstunden fair abgebaut werden.  Dazu kommen die komfortable Bedienbarkeit und seine übersichtlichen Anwendungen. Mit PEP Balance erreichen wir unsere Ziele schnell und effizient. 

 

PEP: Herr Jasperkaldeweh wird danken Ihnen für das Gespräch!

 

 

 

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